Whistleblowing - Legal Information

Whistleblowing-Verfahren des Unternehmens Schweitzer Project AG

  1. Zweck und Anwendungsbereich
    Im vorliegenden Dokument wird das Verfahren zum Schutz von so genannten „Whistleblowern“ im Unternehmen Schweitzer Project AG (nachfolgend Schweitzer oder Unternehmen) zum Zwecke der korrekten Anwendung der geltenden Rechtsnormen beschrieben. Insbesondere wird auf die Voraussetzungen für interne und externe Meldungen und auf die verfügbaren Kommunikationskanäle eingegangen. Es müssen Kanäle für die Übermittlung von Meldungen über rechtswidriges Verhalten vorgesehen werden, welche die vertrauliche Behandlung der Informationen zur Identität des Meldenden ermöglichen. Meldungen über rechtswidriges Verhalten müssen in jedem Fall begründet sein und auf spezifischen und übereinstimmenden Tatsachen beruhen. Insbesondere müssen Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Form gegen Whistleblower im Rahmen des Arbeitsverhältnisses verhindert werden. Mit dem GvD Nr. 24/2023 wurde der subjektive Geltungsbereich im Vergleich zu den vorherigen Bestimmungen in diesem Bereich ausgedehnt. Gemäß den zuvor angeführten gesetzlichen Bestimmungen können folgende Personen geschützt Meldungen erstatten:
    - Öffentlich Bedienstete;
    - Angestellte von Konzessionsinhabern eines öffentlichen Dienstes;
    - Angestellte von Unternehmen des privaten Sektors;
    - Selbstständige, die für öffentliche oder private Unternehmen arbeiten;
    - Mitarbeiter, Freiberufler und Berater, die für öffentliche oder private Unternehmen arbeiten;

- Freiwillige, Praktikanten, bezahlte und unbezahlte Anteilseigner und Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen;
- Beschäftigte in der Probezeit;
- Bewerber;
- Ehemalige Beschäftigte;
- Mittler (natürliche Personen, die einen Whistleblower im Meldeverfahren unterstützen, die im gleichen beruflichen Kontext tätig sind);
- Verwandte bis zum vierten Verwandtschaftsgrad, Lebensgefährten oder Arbeitskollegen der meldenden Person.
Für eine vollständige Auflistung wird auf das GvD Nr. 24/2023 verwiesen.

Es wird insbesondere auf folgende Rechtsnormen und Leitlinien verwiesen:
Gesetz Nr. 179 vom 30. November 2017 "Bestimmungen zum Schutz der Verfasser von Meldungen über Straftaten oder Unregelmäßigkeiten, von denen sie im Rahmen eines öffentlichen oder privaten Arbeitsverhältnisses Kenntnis erlangt haben" GvD Nr. 24 vom 10. März 2023 „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht anzeigen, und zur Festlegung von Vorschriften für den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden.“

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) Leitlinien der ANAC Nr. 311/2023 „Leitlinien zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das nationale Recht melden. Verfahren für die Übermittlung und Bearbeitung von externen Meldungen.“

  1. Definitionen und Abkürzungen
    ANAC: Italienische Antikorruptionsbehörde (Autorità Nazionale Anticorruzione)
    Beruflicher Kontext (contesto lavorativo): Gegenwärtige oder frühere berufliche Tätigkeiten, die im Rahmen eine arbeitsrechtliche Beziehung zum Unternehmen ausgeübt werden und es einer Person ermöglicht, unabhängig von der Art dieser Tätigkeiten, Informationen über Verstöße zu erhalten. Im Falle einer öffentlichen Anzeige oder offenen Anschuldigung riskiert eine Person in einem Arbeitsumfeld Vergeltungsmaßnahmen.
    Beteiligte Person (persona coinvolta): Die natürliche oder juristische Person, die in der internen oder externen Meldung oder in der Veröffentlichung als jene Person genannt wird, der die Rechtsverletzung oder Unregelmäßigkeit zugeschrieben wird, oder die anderweitig an der gemeldeten oder öffentlich bekannt gemachten Unregelmäßigkeit beteiligt ist.
    DSGVO: Datenschutzgrundverordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016.

Empfänger (destinatario): Die Person oder Stelle, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig ist.
GvD: Gesetzvertretendes Dekret
Meldender/ Whistleblower (persona segnalante): Die natürliche Person, die einen begründete Meldung über ein rechtswidriges Verhalten vorlegt, das auf spezifischen und übereinstimmenden Tatsachen beruht.
Kanal (canale): Kommunikationskanäle, über die Meldungen weitergeleitet werden können.
Meldung (segnalazione): Die schriftliche oder mündliche Übermittlung von Informationen über Verstöße an die zuständigen internen oder externen Stellen.
Meldungsbeauftragter (gestore delle segnalazioni): Die Person, die für die Entgegennahme,
Untersuchung, Bewertung und den Abschluss der Meldungen zuständig ist.
Meldungsverfahren (processo delle segnalazioni): Der formale Prozess, um rechtswidriges Verhalten oder Verhalten, die gegen die Regelungen des Unternehmens verstoßen, bei den zuständigen Stellen (intern oder extern) zu melden.
Mittler (facilitatore): Eine Person, die einen Whistleblower im Rahmen des Meldungsverfahrens in einem beruflichen Kontext unterstützt, und deren Unterstützung gemäß GvD 24/2023 ebenfalls vertraulich zu behandeln ist.
Rückmeldung (riscontro): Übermittlung von Informationen an die Meldenden über die Maßnahmen, die im Anschluss an die Meldung getroffen wurden oder geplant sind.
Unternehmen: Schweitzer Project AG
Veröffentlichung (Divulgazione pubblica): Veröffentlichung von Informationen über Verstöße in der Presse, in den digitalen Medien, im Internet oder auf andere Weise, die geeignet ist, eine große Anzahl von Menschen zu erreichen.

  1. Gegenstand der Meldungen
    Ziel des Verfahrens ist es, den Prozess der Entgegennahme, Analyse und Bearbeitung von Meldungen zu regeln, unabhängig davon, von wem diese übermittelt werden. Die Meldenden müssen aber aufgrund des beruflichen Kontexts Kenntnis von den zu meldenden Ereignissen oder Situationen erhalten haben. Es gibt keine erschöpfende Auflistung aller möglichen Verstöße, die gemeldet werden können. Die gemeldeten Sachverhalte müssen jedoch zumindest potenziell die Integrität und Ethik des Unternehmens Schweitzer verletzen oder nationales/europäisches Recht verletzen. Insbesondere wird auf folgende Handlungen und Unterlassungen verwiesen:

- Sachverhalte, die strafrechtlich relevant sind;
- Zivilrechtliche Delikte;
- Ordnungswidrigkeiten;
- Buchhaltungsdelikte;
- Unregelmäßigkeiten – im Sinne von konkreten Elementen, die den Meldenden zur Annahme
veranlassen, dass ein relevantes Delikt begangen wurde;
- Verstöße gegen das EU-Recht

- Handlungen oder Unterlassungen, welche die finanziellen Interessen der Europäischen Union verletzen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die sich auf den Binnenmarkt auswirken und den freien Verkehr von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital beeinträchtigen;
- Handlungen oder Verhaltensweisen, die das Ziel oder den Zweck von EU-Bestimmungen vereiteln;
- Handlungen oder Unterlassungen, die den Ethikkodex oder andere Unternehmensvorschriften verletzen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die geeignet sind, das öffentliche Interesse zu verletzen oder dem Unternehmen Schaden zuzufügen
- Handlungen oder Unterlassungen, die geeignet sind, die Gesundheit oder Sicherheit von
Mitarbeitern, Nutzern oder der Öffentlichkeit zu beeinträchtigen oder die Umwelt zu schädigen Folgende Bereiche sind vom Anwendungsbereich der Meldungen ausgeschlossen (siehe Art. 1 GvD 24/2023):
- Anfechtungen, Ansprüche oder Forderungen, die mit einem vordergründig persönlichen Interesse des Whistleblowers zusammenhängen;
- Meldungen von Verstößen im Bereich der nationalen Sicherheit sowie öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit der Verteidigung oder der nationalen Sicherheit – für diese Bereiche gelten Sonderbestimmungen.

Zu den Informationen über zu meldende und anzuzeigende Verstöße gehören auf keinen Fall:

- Informationen, die eindeutig unbegründet sind;
- Informationen, die bereits in vollem Umfang öffentlich bekannt sind;
- Informationen, die nur auf der Grundlage von Indiskretionen oder unzuverlässigen Gerüchten erlangt wurden.
Für die vollständige Auflistung wird auf GvD 24/2023 verwiesen.

  1. Das Meldungsverfahren und verfügbare Kanäle
    Schweitzer Project AG hat die Rechtsanwaltskanzlei LegalLab (www.legallab.it) mit Sitz in Bozen beauftragt, gemäß den geltenden Bestimmungen die Funktion des Meldungsbeauftragten zu übernehmen. Verstöße gegen nationales Recht sollten zunächst über die verfügbaren internen Kanäle gemeldet werden. Falls die Voraussetzungen gegeben sind, können alternativ externe Kanäle genutzt werden. Verstöße gegen das EU-Recht können über interne und externe Kanäle, durch öffentliche Bekanntgabe und Whistleblowing gemeldet werden.
  • 4.1 Interne Kanäle
    Schweitzer hat gemäß den Bestimmungen des GvD Nr. 24/2023 interne Kanäle eingerichtet, mittels derer Meldungen in namentlicher oder anonymer Form erstattet werden können. Gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e) des GvD Nr. 24/2023 werden hiermit klare Informationen über den Ablauf, die Verfahren und die Voraussetzungen für interne und externe Meldungen bereitgestellt. Um eine angemessene Sichtbarkeit am Arbeitsplatz und die Zugänglichkeit für Personen zu gewährleisten, wird dieses Verfahren auf der Website von Schweitzer veröffentlicht. Somit sollen auch jene Personen erreicht werden, die in einer rechtlichen Beziehung zum Unternehmen stehen, aber sich gewöhnlicherweise nicht in den Räumlichkeiten des Unternehmens aufhalten. Den Nutzern dieser Kanäle wird garantiert, dass jedwede Information zu ihrer Identität oder zum Inhalt der Meldung vertraulich behandelt wird. Die Meldenden erhalten in jedem Fall innerhalb einer Frist von 7 Tagen ab Meldung eine Empfangsbestätigung zur eingegangenen Meldung

Die erstatteten Meldungen müssen folgende Informationen enthalten:

- Identität des Meldenden (außer im Falle einer anonymen Meldung);
- die klare und vollständige Beschreibung des gemeldeten Sachverhalts;
- die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen der Sachverhalt begangen wurde;
- die Informationen oder Umstände die eine Identifizierung der Person(en) ermöglichen, die den gemeldeten Sachverhalt begangen hat/haben;
- die Angabe eventueller anderer Personen, die über sachdienliche Informationen zum gemeldeten Sachverhalt verfügen;
- die Angabe und die Beifügung von Dokumenten, die die Richtigkeit der gemeldeten Tatsachen oder des gemeldeten Sachverhalts bestätigen;
- alle sonstigen Informationen, die nützliche Hinweise auf das Vorliegen und die Richtigkeit der gemeldeten Tatsachen oder des gemeldeten Sachverhalts geben können.

  1. A) Schriftliche Meldung durch Einsendung eines verschlossenen Umschlags

Die Meldungen können in Papierform in einem versiegelten Umschlag an den Meldungsbeauftragten LegalLab (www.legallab.it) geschickt werden. Der Umschlag ist mit dem Vermerk "NICHT ÖFFNEN - Vertraulich" zu versehen und an folgende Adresse zuzustellen: Rechtsanwaltskanzlei LegalLab, Museumsstraße 31, 39100 Bozen, Italien. Der Meldende muss Kontaktinformationen beifügen, um Rückmeldungen und weitere Informationen zu erhalten. Der Meldungsbeauftragte gibt dem Whistleblower innerhalb einer Frist von 3 Monaten ab erfolgter Empfangsbestätigung der Meldung eine Rückmeldung. Im Falle komplexer Untersuchungstätigkeiten kann sich diese Frist auf maximal 6 Monate verlängern. Diese Empfangsbestätigung muss wiederum innerhalb einer Frist von 7 Tagen ab Einreichung der Meldung erfolgen. Der Meldungsbeauftragte informiert den Meldenden über das endgültige Ergebnis.

  1. B) Meldung durch persönliches Treffen

Der Meldende kann auf Wunsch ein persönliches Treffen mit dem Meldungsbeauftragten vereinbaren. Um ein solches Treffen zu vereinbaren, kann folgende Telefonnummer kontaktiert werden: +39 0471 324932

Der Meldungsbeauftragte prüft die Meldungen gewissenhaft und gibt innerhalb von 3 Monaten ab 7 Tage nach Meldung (maximal verlängerbar auf 6 Monate bei hoher Komplexität) eine Rückmeldung. Der Meldungsbeauftragte informiert den Meldenden über das endgültige Ergebnis.

  • 4.2 Externe Kanäle
    In bestimmten Fällen ist es für Whistleblower auch möglich einen externen Kanal zu benutzen, um Meldungen zu erstatten. Dazu muss jedoch eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
    - Die vorgeschriebenen internen Kanäle sind nicht aktiv oder der vertrauliche Umgang mit der Identität der Whistleblower wird nicht gewährleistet;
    - Der Whistleblower hat bereits eine Meldung über die internen Kanäle des Unternehmens erstattet, die nicht ordnungsgemäß bearbeitet wurde;
    - Der Meldende hat berechtigten Grund zur Annahme, dass eine Meldung über interne Kanäle nicht ordnungsgemäß verfolgt würde und das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen bestünde;
    - Der Meldende hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder
    offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann (bspw. Öffentliche Sicherheit; Öffentliche Gesundheit; Umweltschutz). In diesen Fällen kann auf der institutionellen Website der ANAC unter "Whistleblowing" eine
    entsprechende Meldung gemacht werden: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing Im Falle der Nutzung des externen Kanals für eine Meldung, wird diese von der ANAC überprüft, welche dem Whistleblower ebenfalls eine Rückmeldung über Erstprüfung und endgültigen Ausgang der
    Untersuchung mitteilt (siehe Abschnitt III des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023).

4.3 Veröffentlichung Falls folgende Voraussetzungen erfüllt sind, wird ein Whistleblower, der Informationen zu Unregelmäßigkeiten und Rechtsverletzungen veröffentlicht durch die Vorgaben des GvD 24/2023 vor Sanktionen und rechtlichen Konsequenzen geschützt:
- Der Meldende hat zuvor eine interne und externe Meldung gemacht oder direkt eine externe Meldung eingereicht, ohne die vorgesehene Rückmeldung über die geplanten oder ergriffenen Maßnahmen zur Weiterverfolgung der Meldungen zu erhalten;
- Der Meldende hat berechtigten Grund zur Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann;
- Der Meldende hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass die externe Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen birgt oder aus besonderen Umständen nicht wirksam weiterverfolgt werden kann. Beispiele hierfür sind die Möglichkeit der Verheimlichung oder Vernichtung von Beweisen oder die begründete Befürchtung, dass der Empfänger der Meldung mit dem Urheber des Verstoßes kooperiert oder daran beteiligt ist.

4.4 Anzeige bei den zuständigen Behörden
Das GvD Nr. 24/2023 sieht auch die Möglichkeit für Whistleblower vor, sich an die zuständigen nationalen Justiz- und Rechnungslegungsbehörden zu wenden, um eine förmliche Beschwerde über rechtswidriges Verhalten, von dem sie in einem Beschäftigungsverhältnis Kenntnis erlangt haben, einzureichen. Auch in diesem Fall gelten dieselben Vorschriften über die Vertraulichkeit der Informationen zur Identität des Whistleblowers und den Inhalt der Meldungen, die von den zuständigen Behörden eingehalten werden müssen.

4.5 Prüfung der Meldung
Die Verantwortung für die Verwaltung und Überprüfung der Richtigkeit der in der Meldung
präsentierten Sachverhalte obliegt dem Meldungsbeauftragten. Dieser respektiert die Prinzipien der Unparteilichkeit und Vertraulichkeit. Der Beauftragte ergreift alle als angemessen erachteten Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die gemeldeten Sachverhalte sorgfältig geprüft werden. Dies schließt die persönliche Anhörung des Whistleblowers sowie aller weiteren Personen ein, die relevante Informationen zu den gemeldeten Vorfällen bereitstellen könnten. Durch diese umfassende Vorgehensweise wird sichergestellt, dass der Prozess der Überprüfung transparent, fair und gründlich durchgeführt wird. Ergeben die Prüfungen des Meldungsbeauftragten, dass die eingegebene Meldung begründet ist, können
folgende Maßnahmen ergriffen werden:
- Das Ergebnis der Untersuchung durch den Meldungsbeauftragten wird der zuständigen Führungskraft von Schweitzer mitgeteilt, damit angemessene Maßnahmen ergriffen werden können.
- Die betroffene Abteilung wird aufgefordert, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das
Unternehmen angemessen zu schützen und gemeldete Unregelmäßigkeiten oder Rechtswidrigkeiten zu verhindern.
- Es besteht die Möglichkeit, eine Meldung an die zuständige Justizbehörde zu machen, um den rechtlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen Folge zu leisten und gegebenenfalls strafrechtliche Eingaben vorzunehmen.

  1. Schutz und Haftung der Meldenden
    Die Schutzbestimmungen für Whistleblower gemäß Art. 3 GvD Nr. 24/2023 gelten für die in Punkt 1 aufgezählten Personen. Diese müssen zum Zeitpunkt der Meldung von deren Wahrheit überzeugt sein und eine Meldung gemäß den in diesem Dokument beschriebenen und in GvD 24/2023 vorgesehenen Verfahren vornehmen. Die Identität des Meldenden und alle Informationen, die direkt oder indirekt zu dieser Identität führen können, dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung desselben nicht offengelegt werden. Diese Vertraulichkeit erstreckt sich auch auf die beteiligten Personen, die vom Meldenden genannt wurden,
    sowie auf etwaige Mittler oder andere Personen, die in der Meldung genannt werden.
    Wenn zum Zeitpunkt der Offenlegung oder Verbreitung berechtigte Gründe vorliegen, die die Annahme rechtfertigen, dass die Offenlegung oder Verbreitung der betreffenden Informationen erforderlich ist, um den Verstoß aufzudecken, bleibt der Meldende gemäß Artikel 3 des GvD Nr. 24/2023 auch in folgenden Fällen straflos:
    - Wenn Informationen über Verstöße, die unter die Geheimhaltungspflicht fallen oder sich auf den Schutz von Urheberrechten oder den Schutz personenbezogener Daten beziehen offengelegt oder verbreitet werden;
    - Wenn Informationen über Verstöße, die den Ruf der betroffenen oder gemeldeten Person
    verletzen, offengelegt oder verbreitet werden. In den zuvor angeführten Fällen ist jedwede zivilrechtliche oder verwaltungsrechtliche Haftung
    auszuschließen. Dies gilt nicht für Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die nicht im Zusammenhang mit Meldungen, Anzeigen bei den Behörden, der Veröffentlichung des Verstoßes stehen oder nicht unbedingt notwendig sind, um den Verstoß aufzudecken.
  2. Umgang mit personenbezogenen Daten
    Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Meldungen erfolgt durch Schweitzer als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung unter Einhaltung der europäischen und nationalen Grundsätze und Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten. Die erhaltenen Meldungen, Informationen und die Kommunikation zwischen dem Meldenden und dem Meldungsbeauftragtem werden unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und der gesetzlichen Garantien zur Vertraulichkeit dieser Informationen dokumentiert und gespeichert. Eingegangene Meldungen enthalten
    personenbezogene Daten und dürfen nur so lange verarbeitet und aufbewahrt werden, wie es für ihre Bearbeitung erforderlich ist. Dieser Zeitraum umfasst die Analyse, die weiteren Ermittlungen, die Mitteilung der Ergebnisse sowie die Möglichkeit eventueller ergänzender
    Kommentare. In keinem Fall werden die Meldungen länger als 5 Jahre aufbewahrt, nachdem dem Meldenden das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen mitgeteilt wurde. Was den Zugang zu personenbezogenen Daten betrifft, so sind diese nur dem Meldungsbeauftragten und, sofern in einem spezifischen Organisationsakt festgelegt, den Mitarbeitern bekannt, die bei der Bearbeitung der Meldung mitwirken. Im Rahmen der Prüfung der Meldung kann der Meldungsbeauftragte anonymisierte Informationen in Bezug auf spezifische Tätigkeiten und Sachverhalte weitergeben, um der erstatteten Meldung nachgehen und diese verifizieren zu können. Darüber hinaus können die in den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO 2016/679 genannten Rechte in den Grenzen von Artikel 2 des GvD Nr. 196 vom 30. Juni 2003 ausgeübt werden.
    (Stand 15.12.2023)