Whistleblowing - Legal Information
Whistleblowing-Verfahren des Unternehmens Schweitzer Project AG
1. Zweck und Anwendungsbereich
...................................................................................................
1
2. Definitionen und Abkürzungen
....................................................................................................
.. 2
3. Gegenstand der Meldungen
....................................................................................................
........ 3
4. Das Meldungsverfahren und verfügbare
Kanäle..................................................................... 4
4.1 Interne
Kanäle..............................................................................................
........................................ 4
A) Schriftliche Meldung durch Einsendung eines verschlossenen
Umschlags............................. 5
B) Meldung durch persönliches Treffen
............................................................................................ 5
4.2 Externe Kanäle
....................................................................................................
................................. 6
4.3 Veröffentlichung
....................................................................................................
.............................. 6
4.4 Anzeige bei den zuständigen
Behörden...................................................................................... 7
4.5 Prüfung der Meldung
....................................................................................................
..................... 7
5. Schutz und Haftung der Meldenden
............................................................................................ 7
6. Umgang mit personenbezogenen Daten
.................................................................................... 8
1. Zweck und Anwendungsbereich
Im vorliegenden Dokument wird das Verfahren zum Schutz von so genannten „Whistleblowern“ im
Unternehmen Schweitzer Project AG (nachfolgend Schweitzer oder Unternehmen) zum Zwecke der
korrekten Anwendung der geltenden Rechtsnormen beschrieben. Insbesondere wird auf die
Voraussetzungen für interne und externe Meldungen und auf die verfügbaren Kommunikationskanäle
eingegangen.
Es müssen Kanäle für die Übermittlung von Meldungen über rechtswidriges Verhalten vorgesehen
werden, welche die vertrauliche Behandlung der Informationen zur Identität des Meldenden
ermöglichen. Meldungen über rechtswidriges Verhalten müssen in jedem Fall begründet sein und auf
spezifischen und übereinstimmenden Tatsachen beruhen. Insbesondere müssen
Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Form gegen Whistleblower im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
verhindert werden.
Mit dem GvD Nr. 24/2023 wurde der subjektive Geltungsbereich im Vergleich zu den vorherigen
Bestimmungen in diesem Bereich ausgedehnt. Gemäß den zuvor angeführten gesetzlichen Bestimmungen
können folgende Personen geschützt Meldungen erstatten:
- Öffentlich Bedienstete;
- Angestellte von Konzessionsinhabern eines öffentlichen Dienstes;
- Angestellte von Unternehmen des privaten Sektors;
- Selbstständige, die für öffentliche oder private Unternehmen arbeiten;
- Mitarbeiter, Freiberufler und Berater, die für öffentliche oder private Unternehmen arbeiten;
- Freiwillige, Praktikanten, bezahlte und unbezahlte Anteilseigner und Personen mit Verwaltungs-,
Leitungs-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen;
- Beschäftigte in der Probezeit;
- Bewerber;
- Ehemalige Beschäftigte;
- Mittler (natürliche Personen, die einen Whistleblower im Meldeverfahren unterstützen, die im
gleichen beruflichen Kontext tätig sind);
- Verwandte bis zum vierten Verwandtschaftsgrad, Lebensgefährten oder Arbeitskollegen der
meldenden Person.
Für eine vollständige Auflistung wird auf das GvD Nr. 24/2023 verwiesen.
Es wird insbesondere auf folgende Rechtsnormen und Leitlinien verwiesen:
Gesetz Nr. 179 vom 30. November 2017 "Bestimmungen zum Schutz der Verfasser von Meldungen über
Straftaten oder Unregelmäßigkeiten, von denen sie im Rahmen eines öffentlichen oder privaten
Arbeitsverhältnisses Kenntnis erlangt haben"
GvD Nr. 24 vom 10. März 2023 „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments
und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht anzeigen, und zur
Festlegung von Vorschriften für den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale
Rechtsvorschriften melden.“
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz
natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur
Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)
Leitlinien der ANAC Nr. 311/2023 „Leitlinien zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das
Unionsrecht melden, und zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das nationale Recht melden.
Verfahren für die Übermittlung und Bearbeitung von externen Meldungen.“
2. Definitionen und Abkürzungen
ANAC: Italienische Antikorruptionsbehörde (Autorità Nazionale Anticorruzione)
Beruflicher Kontext (contesto lavorativo): Gegenwärtige oder frühere berufliche Tätigkeiten, die im
Rahmen eine arbeitsrechtliche Beziehung zum Unternehmen ausgeübt werden und es einer Person
ermöglicht, unabhängig von der Art dieser Tätigkeiten, Informationen über Verstöße zu erhalten. Im
Falle einer öffentlichen Anzeige oder offenen Anschuldigung riskiert eine Person in einem
Arbeitsumfeld Vergeltungsmaßnahmen.
Beteiligte Person (persona coinvolta): Die natürliche oder juristische Person, die in der internen
oder externen Meldung oder in der Veröffentlichung als jene Person genannt wird, der die
Rechtsverletzung oder Unregelmäßigkeit zugeschrieben wird, oder die anderweitig an der gemeldeten
oder öffentlich bekannt gemachten Unregelmäßigkeit beteiligt ist.
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April
2016.
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Empfänger (destinatario): Die Person oder Stelle, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig
ist.
GvD: Gesetzvertretendes Dekret
Meldender/ Whistleblower (persona segnalante): Die natürliche Person, die einen begründete Meldung
über ein rechtswidriges Verhalten vorlegt, das auf spezifischen und übereinstimmenden Tatsachen
beruht.
Kanal (canale): Kommunikationskanäle, über die Meldungen weitergeleitet werden können.
Meldung (segnalazione): Die schriftliche oder mündliche Übermittlung von Informationen über
Verstöße an die zuständigen internen oder externen Stellen.
Meldungsbeauftragter (gestore delle segnalazioni): Die Person, die für die Entgegennahme,
Untersuchung, Bewertung und den Abschluss der Meldungen zuständig ist.
Meldungsverfahren (processo delle segnalazioni): Der formale Prozess, um rechtswidriges Verhalten
oder Verhalten, die gegen die Regelungen des Unternehmens verstoßen, bei den zuständigen Stellen
(intern oder extern) zu melden.
Mittler (facilitatore): Eine Person, die einen Whistleblower im Rahmen des Meldungsverfahrens in
einem beruflichen Kontext unterstützt, und deren Unterstützung gemäß GvD 24/2023 ebenfalls
vertraulich zu behandeln ist.
Rückmeldung (riscontro): Übermittlung von Informationen an die Meldenden über die Maßnahmen, die im
Anschluss an die Meldung getroffen wurden oder geplant sind.
Unternehmen: Schweitzer Project AG
Veröffentlichung (Divulgazione pubblica): Veröffentlichung von Informationen über Verstöße in der
Presse, in den digitalen Medien, im Internet oder auf andere Weise, die geeignet ist, eine große
Anzahl von Menschen zu erreichen.
3. Gegenstand der Meldungen
Ziel des Verfahrens ist es, den Prozess der Entgegennahme, Analyse und Bearbeitung von Meldungen zu
regeln, unabhängig davon, von wem diese übermittelt werden. Die Meldenden müssen aber aufgrund des
beruflichen Kontexts Kenntnis von den zu meldenden Ereignissen oder Situationen erhalten haben.
Es gibt keine erschöpfende Auflistung aller möglichen Verstöße, die gemeldet werden können. Die
gemeldeten Sachverhalte müssen jedoch zumindest potenziell die Integrität und Ethik des
Unternehmens Schweitzer verletzen oder nationales/europäisches Recht verletzen.
Insbesondere wird auf folgende Handlungen und Unterlassungen verwiesen:
- Sachverhalte, die strafrechtlich relevant sind;
- Zivilrechtliche Delikte;
- Ordnungswidrigkeiten;
- Buchhaltungsdelikte;
- Unregelmäßigkeiten – im Sinne von konkreten Elementen, die den Meldenden zur Annahme
veranlassen, dass ein relevantes Delikt begangen wurde;
- Verstöße gegen das EU-Recht
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- Handlungen oder Unterlassungen, welche die finanziellen Interessen der Europäischen Union
verletzen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die sich auf den Binnenmarkt auswirken und den freien Verkehr
von Waren, Personen, Dienstleistungen und Kapital beeinträchtigen;
- Handlungen oder Verhaltensweisen, die das Ziel oder den Zweck von EU-Bestimmungen vereiteln;
- Handlungen oder Unterlassungen, die den Ethikkodex oder andere Unternehmensvorschriften
verletzen;
- Handlungen oder Unterlassungen, die geeignet sind, das öffentliche Interesse zu verletzen oder
dem Unternehmen Schaden zuzufügen
- Handlungen oder Unterlassungen, die geeignet sind, die Gesundheit oder Sicherheit von
Mitarbeitern, Nutzern oder der Öffentlichkeit zu beeinträchtigen oder die Umwelt zu schädigen
Folgende Bereiche sind vom Anwendungsbereich der Meldungen ausgeschlossen (siehe Art. 1 GvD
24/2023):
- Anfechtungen, Ansprüche oder Forderungen, die mit einem vordergründig persönlichen Interesse des
Whistleblowers zusammenhängen;
- Meldungen von Verstößen im Bereich der nationalen Sicherheit sowie öffentliche Aufträge im
Zusammenhang mit der Verteidigung oder der nationalen Sicherheit – für diese Bereiche gelten
Sonderbestimmungen.
Zu den Informationen über zu meldende und anzuzeigende Verstöße gehören auf keinen Fall:
- Informationen, die eindeutig unbegründet sind;
- Informationen, die bereits in vollem Umfang öffentlich bekannt sind;
- Informationen, die nur auf der Grundlage von Indiskretionen oder unzuverlässigen Gerüchten
erlangt wurden.
Für die vollständige Auflistung wird auf GvD 24/2023 verwiesen.
4. Das Meldungsverfahren und verfügbare Kanäle
Schweitzer Project AG hat die Rechtsanwaltskanzlei LegalLab (www.legallab.it) mit Sitz in Bozen
beauftragt, gemäß den geltenden Bestimmungen die Funktion des Meldungsbeauftragten zu übernehmen.
Verstöße gegen nationales Recht sollten zunächst über die verfügbaren internen Kanäle gemeldet
werden. Falls die Voraussetzungen gegeben sind, können alternativ externe Kanäle genutzt werden.
Verstöße gegen das EU-Recht können über interne und externe Kanäle, durch öffentliche Bekanntgabe
und Whistleblowing gemeldet werden.
4.1 Interne Kanäle
Schweitzer hat gemäß den Bestimmungen des GvD Nr. 24/2023 interne Kanäle eingerichtet, mittels
derer Meldungen in namentlicher oder anonymer Form erstattet werden können. Gemäß Artikel 5
4
Absatz 1 Buchstabe e) des GvD Nr. 24/2023 werden hiermit klare Informationen über den Ablauf, die
Verfahren und die Voraussetzungen für interne und externe Meldungen bereitgestellt.
Um eine angemessene Sichtbarkeit am Arbeitsplatz und die Zugänglichkeit für Personen zu
gewährleisten, wird dieses Verfahren auf der Website von Schweitzer veröffentlicht. Somit sollen
auch jene Personen erreicht werden, die in einer rechtlichen Beziehung zum Unternehmen stehen, aber
sich gewöhnlicherweise nicht in den Räumlichkeiten des Unternehmens aufhalten.
Den Nutzern dieser Kanäle wird garantiert, dass jedwede Information zu ihrer Identität oder zum
Inhalt der Meldung vertraulich behandelt wird. Die Meldenden erhalten in jedem Fall innerhalb einer
Frist von 7 Tagen ab Meldung eine Empfangsbestätigung zur eingegangenen Meldung
Die erstatteten Meldungen müssen folgende Informationen enthalten:
- Identität des Meldenden (außer im Falle einer anonymen Meldung);
- die klare und vollständige Beschreibung des gemeldeten Sachverhalts;
- die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen der Sachverhalt begangen wurde;
- die Informationen oder Umstände die eine Identifizierung der Person(en) ermöglichen, die den
gemeldeten Sachverhalt begangen hat/haben;
- die Angabe eventueller anderer Personen, die über sachdienliche Informationen zum gemeldeten
Sachverhalt verfügen;
- die Angabe und die Beifügung von Dokumenten, die die Richtigkeit der gemeldeten Tatsachen oder
des gemeldeten Sachverhalts bestätigen;
- alle sonstigen Informationen, die nützliche Hinweise auf das Vorliegen und die Richtigkeit der
gemeldeten Tatsachen oder des gemeldeten Sachverhalts geben können.
A) Schriftliche Meldung durch Einsendung eines verschlossenen Umschlags
Die Meldungen können in Papierform in einem versiegelten Umschlag an den Meldungsbeauftragten
LegalLab (www.legallab.it) geschickt werden. Der Umschlag ist mit dem Vermerk "NICHT ÖFFNEN -
Vertraulich" zu versehen und an folgende Adresse zuzustellen: Rechtsanwaltskanzlei LegalLab,
Museumsstraße 31, 39100 Bozen, Italien. Der Meldende muss Kontaktinformationen beifügen, um
Rückmeldungen und weitere Informationen zu erhalten.
Der Meldungsbeauftragte gibt dem Whistleblower innerhalb einer Frist von 3 Monaten ab erfolgter
Empfangsbestätigung der Meldung eine Rückmeldung. Im Falle komplexer Untersuchungstätigkeiten kann
sich diese Frist auf maximal 6 Monate verlängern. Diese Empfangsbestätigung muss wiederum innerhalb
einer Frist von 7 Tagen ab Einreichung der Meldung erfolgen. Der Meldungsbeauftragte informiert den
Meldenden über das endgültige Ergebnis.
B) Meldung durch persönliches Treffen
Der Meldende kann auf Wunsch ein persönliches Treffen mit dem Meldungsbeauftragten vereinbaren. Um
ein solches Treffen zu vereinbaren, kann folgende Telefonnummer kontaktiert werden: +39 0471 324932
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Der Meldungsbeauftragte prüft die Meldungen gewissenhaft und gibt innerhalb von 3 Monaten ab 7 Tage
nach Meldung (maximal verlängerbar auf 6 Monate bei hoher Komplexität) eine Rückmeldung. Der
Meldungsbeauftragte informiert den Meldenden über das endgültige Ergebnis.
4.2 Externe Kanäle
In bestimmten Fällen ist es für Whistleblower auch möglich einen externen Kanal zu benutzen, um
Meldungen zu erstatten. Dazu muss jedoch eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die vorgeschriebenen internen Kanäle sind nicht aktiv oder der vertrauliche Umgang mit der
Identität der Whistleblower wird nicht gewährleistet;
- Der Whistleblower hat bereits eine Meldung über die internen Kanäle des Unternehmens erstattet,
die nicht ordnungsgemäß bearbeitet wurde;
- Der Meldende hat berechtigten Grund zur Annahme, dass eine Meldung über interne Kanäle nicht
ordnungsgemäß verfolgt würde und das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen bestünde;
- Der Meldende hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder
offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann (bspw. Öffentliche Sicherheit;
Öffentliche Gesundheit; Umweltschutz).
In diesen Fällen kann auf der institutionellen Website der ANAC unter "Whistleblowing" eine
entsprechende Meldung gemacht werden: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
Im Falle der Nutzung des externen Kanals für eine Meldung, wird diese von der ANAC überprüft,
welche dem Whistleblower ebenfalls eine Rückmeldung über Erstprüfung und endgültigen Ausgang der
Untersuchung mitteilt (siehe Abschnitt III des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023).
4.3 Veröffentlichung
Falls folgende Voraussetzungen erfüllt sind, wird ein Whistleblower, der Informationen zu
Unregelmäßigkeiten und Rechtsverletzungen veröffentlicht durch die Vorgaben des GvD 24/2023 vor
Sanktionen und rechtlichen Konsequenzen geschützt:
- Der Meldende hat zuvor eine interne und externe Meldung gemacht oder direkt eine externe Meldung
eingereicht, ohne die vorgesehene Rückmeldung über die geplanten oder ergriffenen Maßnahmen zur
Weiterverfolgung der Meldungen zu erhalten;
- Der Meldende hat berechtigten Grund zur Annahme, dass der Verstoß eine unmittelbare oder
offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen kann;
- Der Meldende hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass die externe Meldung das Risiko von
Vergeltungsmaßnahmen birgt oder aus besonderen Umständen nicht wirksam weiterverfolgt werden kann.
Beispiele hierfür sind die Möglichkeit der Verheimlichung oder Vernichtung von Beweisen oder die
begründete Befürchtung, dass der Empfänger der Meldung mit dem Urheber des Verstoßes kooperiert
oder daran beteiligt ist.
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4.4 Anzeige bei den zuständigen Behörden
Das GvD Nr. 24/2023 sieht auch die Möglichkeit für Whistleblower vor, sich an die zuständigen
nationalen Justiz- und Rechnungslegungsbehörden zu wenden, um eine förmliche Beschwerde über
rechtswidriges Verhalten, von dem sie in einem Beschäftigungsverhältnis Kenntnis erlangt haben,
einzureichen.
Auch in diesem Fall gelten dieselben Vorschriften über die Vertraulichkeit der Informationen zur
Identität des Whistleblowers und den Inhalt der Meldungen, die von den zuständigen Behörden
eingehalten werden müssen.
4.5 Prüfung der Meldung
Die Verantwortung für die Verwaltung und Überprüfung der Richtigkeit der in der Meldung
präsentierten Sachverhalte obliegt dem Meldungsbeauftragten. Dieser respektiert die Prinzipien der
Unparteilichkeit und Vertraulichkeit. Der Beauftragte ergreift alle als angemessen erachteten
Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die gemeldeten Sachverhalte sorgfältig geprüft werden. Dies
schließt die persönliche Anhörung des Whistleblowers sowie aller weiteren Personen ein, die
relevante Informationen zu den gemeldeten Vorfällen bereitstellen könnten. Durch diese umfassende
Vorgehensweise wird sichergestellt, dass der Prozess der Überprüfung transparent, fair und
gründlich durchgeführt wird.
Ergeben die Prüfungen des Meldungsbeauftragten, dass die eingegebene Meldung begründet ist, können
folgende Maßnahmen ergriffen werden:
- Das Ergebnis der Untersuchung durch den Meldungsbeauftragten wird der zuständigen Führungskraft
von Schweitzer mitgeteilt, damit angemessene Maßnahmen ergriffen werden können.
- Die betroffene Abteilung wird aufgefordert, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um das
Unternehmen angemessen zu schützen und gemeldete Unregelmäßigkeiten oder Rechtswidrigkeiten
zu verhindern.
- Es besteht die Möglichkeit, eine Meldung an die zuständige Justizbehörde zu machen, um den
rechtlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen Folge zu leisten und gegebenenfalls strafrechtliche
Eingaben vorzunehmen.
5. Schutz und Haftung der Meldenden
Die Schutzbestimmungen für Whistleblower gemäß Art. 3 GvD Nr. 24/2023 gelten für die in Punkt 1
aufgezählten Personen. Diese müssen zum Zeitpunkt der Meldung von deren Wahrheit überzeugt sein und
eine Meldung gemäß den in diesem Dokument beschriebenen und in GvD 24/2023 vorgesehenen Verfahren
vornehmen.
Die Identität des Meldenden und alle Informationen, die direkt oder indirekt zu dieser Identität
führen können, dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung desselben nicht offengelegt werden. Diese
Vertraulichkeit erstreckt sich auch auf die beteiligten Personen, die vom Meldenden genannt wurden,
sowie auf etwaige Mittler oder andere Personen, die in der Meldung genannt werden.
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Wenn zum Zeitpunkt der Offenlegung oder Verbreitung berechtigte Gründe vorliegen, die die Annahme
rechtfertigen, dass die Offenlegung oder Verbreitung der betreffenden Informationen erforderlich
ist, um den Verstoß aufzudecken, bleibt der Meldende gemäß Artikel 3 des GvD Nr. 24/2023 auch in
folgenden Fällen straflos:
- Wenn Informationen über Verstöße, die unter die Geheimhaltungspflicht fallen oder sich auf den
Schutz von Urheberrechten oder den Schutz personenbezogener Daten beziehen offengelegt oder
verbreitet werden;
- Wenn Informationen über Verstöße, die den Ruf der betroffenen oder gemeldeten Person
verletzen, offengelegt oder verbreitet werden.
In den zuvor angeführten Fällen ist jedwede zivilrechtliche oder verwaltungsrechtliche Haftung
auszuschließen.
Dies gilt nicht für Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen, die nicht im Zusammenhang mit
Meldungen, Anzeigen bei den Behörden, der Veröffentlichung des Verstoßes stehen oder nicht
unbedingt notwendig sind, um den Verstoß aufzudecken.
6. Umgang mit personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Meldungen erfolgt durch Schweitzer als
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung unter Einhaltung der europäischen und nationalen
Grundsätze und Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten. Die erhaltenen Meldungen,
Informationen und die Kommunikation zwischen dem Meldenden und dem Meldungsbeauftragtem
werden unter Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und der gesetzlichen Garantien zur
Vertraulichkeit dieser Informationen dokumentiert und gespeichert. Eingegangene Meldungen enthalten
personenbezogene Daten und dürfen nur so lange verarbeitet und aufbewahrt werden, wie es für ihre
Bearbeitung erforderlich ist. Dieser Zeitraum umfasst die Analyse, die weiteren Ermittlungen, die
Mitteilung der Ergebnisse sowie die Möglichkeit eventueller ergänzender
Kommentare.
In keinem Fall werden die Meldungen länger als 5 Jahre aufbewahrt, nachdem dem Meldenden das
Ergebnis der durchgeführten Prüfungen mitgeteilt wurde. Was den Zugang zu personenbezogenen Daten
betrifft, so sind diese nur dem Meldungsbeauftragten und, sofern in einem spezifischen
Organisationsakt festgelegt, den Mitarbeitern bekannt, die bei der Bearbeitung der Meldung
mitwirken. Im Rahmen der Prüfung der Meldung kann der Meldungsbeauftragte anonymisierte
Informationen in Bezug auf spezifische Tätigkeiten und Sachverhalte weitergeben, um der erstatteten
Meldung nachgehen und diese verifizieren zu können.
Darüber hinaus können die in den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO 2016/679 genannten Rechte in den
Grenzen von Artikel 2 des GvD Nr. 196 vom 30. Juni 2003 ausgeübt werden.
(Stand 15.12.2023)
Versione in italiano
Procedura whistleblowing della Schweitzer Project S.p.A.
1. Scopo e ambito di applicazione
....................................................................................................
. 1
2. Definizioni e abbreviazioni
....................................................................................................
.......... 2
3. Oggetto della
segnalazione........................................................................................
..................... 3
4. La procedura di segnalazione e i canali disponibili
................................................................ 4
4.1 Canali
interni.............................................................................................
............................................ 4
A) Segnalazione scritta da inviare in busta chiusa
.......................................................................... 5
B) Segnalazione tramite incontro personale
.................................................................................... 5
4.2 Canali esterni
....................................................................................................
.................................... 5
4.3
Divulgazione........................................................................................
.................................................. 6
4.4
Denuncia............................................................................................
..................................................... 6
4.5 Verifica della segnalazione
....................................................................................................
.......... 6
5. Protezione e responsabilità del segnalante
.............................................................................. 7
6. Trattamento dei dati personali
....................................................................................................
.. 7
1. Scopo e ambito di applicazione
Il presente documento descrive la procedura relativa al whistleblowing adottata dalla Schweitzer
Project
S.p.A. (anche Schweitzer o Società) al fine di ottemperare ad una corretta applicazione della
normativa vigente. In particolare, la seguente procedura descrive i requisiti per le segnalazioni
interne ed esterne e i canali di comunicazione disponibili.
Per la trasmissione di segnalazioni di comportamenti illeciti devono essere previsti canali di
comunicazione che consentano il trattamento riservato delle informazioni sull'identità del
segnalante. Le segnalazioni di comportamenti illeciti devono essere sempre circostanziate e basate
su fatti specifici e concordanti. In particolare, deve essere impedita qualsiasi forma di
ritorsione nei confronti dei segnalanti nell'ambito del rapporto di lavoro.
Con il Decreto Legislativo n. 24/2023, l'ambito soggettivo di applicazione è stato ampliato
rispetto alle precedenti disposizioni in materia. Ai sensi delle suddette disposizioni di legge,
possono rendere dichiarazioni protette i seguenti soggetti:
- dipendenti delle amministrazioni pubbliche;
- i dipendenti dei concessionari di pubblico servizio;
- i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
- i lavoratori autonomi;
- i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del
settore
pubblico o del settore privato;
- liberi professionisti e i consulenti;
- volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
- gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o
rappresentanza;
- i facilitatori;
- i lavoratori o i collaboratori durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento
del rapporto giuridico se e informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del
rapporto stesso;
- le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante
- i colleghi di lavoro della persona segnalante;
- gli enti di proprietà della persona segnalante;
- le persone che sono legate con la persona segnalante da uno stabile legame affettivo o di
parentela entro il quarto grado.
Per un elenco completo, si rimanda alla D.lgs. 24/2023.
Le fonti normative di riferimento e Linee Guida sono:
- Legge 30 novembre 2017, n. 179 "Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati
o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o
privato".
- D.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo
e del Consiglio sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e che
stabilisce norme per la tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale".
- Regolamento Europeo 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR) – Regolamento Europeo in
materia di protezione dei dati personali, nonché del D.lgs. 196/2003 - Codice in materia di
protezione dei dati personali, armonizzato dal D.lgs. 101/2018;
- Linee Guida ANAC n. 311/2023 "Linee guida sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del
diritto dell'Unione e sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale.
Procedure per la trasmissione e il trattamento delle segnalazioni esterne".
2. Definizioni e abbreviazioni
ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione
Contesto lavorativo: Attività professionali attuali o passate svolte nel contesto di un rapporto di
lavoro con l'azienda che consentono a una persona, indipendentemente dalla natura di tali attività,
di ottenere informazioni sulle violazioni. In caso di denuncia pubblica o di accuse apertamente, un
segnalante nell’ ambiente di lavoro rischierebbe ritorsioni.
Persona coinvolta: La persona fisica o giuridica indicata nella relazione interna o esterna o nella
pubblicazione come la persona a cui è attribuita la violazione o l'irregolarità o che è comunque
coinvolta nell'irregolarità segnalata o pubblicizzata.
GDPR: Regolamento Europeo 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR) – Regolamento
Europeo in materia di protezione dei dati personali.
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Destinatario: La persona fisica o giuridica responsabile della ricezione delle segnalazioni.
Persona segnalante: La persona fisica che presenta una segnalazione circostanziata di comportamento
illecito basata su fatti specifici e coerenti.
Canale: Canali di comunicazione attraverso i quali è possibile inoltrare i messaggi.
Segnalazione: La trasmissione scritta o verbale di informazioni sulle violazioni agli organi
interni o esterni responsabili.
Gestore delle segnalazioni: La persona responsabile di ricevere, indagare, valutare e finalizzare
le segnalazioni.
Processo delle segnalazioni: Il processo formale per la segnalazione alle autorità competenti
(attraverso canali interni o esterni) di comportamenti illeciti o che violano le norme aziendali.
Facilitatore: Una persona che supporta un informatore in un contesto lavorativo come parte della
procedura di segnalazione e il cui supporto deve essere trattato in modo confidenziale in
conformità con la D.lgs. 24/2023.
Riscontro: Trasmissione di informazioni alle parti segnalanti sulle misure adottate o previste a
seguito della segnalazione.
Azienda: Schweitzer Project S.p.A.
Divulgazione pubblica: Pubblicazione di informazioni sui reati sulla stampa, sui media digitali, su
Internet o in qualsiasi altro modo che possa raggiungere un gran numero di persone.
3. Oggetto della segnalazione
L'obiettivo della procedura è quello di regolare il processo di ricezione, analisi ed elaborazione
delle segnalazioni, indipendentemente da chi le presenta. Tuttavia, i segnalanti devono essere
venuti a conoscenza degli eventi o delle situazioni da segnalare a causa del contesto lavorativo.
Non esiste un elenco esaustivo di tutte le possibili violazioni che possono essere segnalate.
Tuttavia, le questioni segnalate devono almeno potenzialmente violare l'integrità e l'etica
dell'azienda o violare la legge nazionale/europea.
In particolare, si fa riferimento ai seguenti atti e omissioni:
- Illeciti penali;
- Illeciti civili;
- Illeciti amministrativi;
- Illeciti contabili;
- Irregolarità - elementi concreti (indici sintomatici) tali da far ritenere al segnalante che
potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto – (art. 2, co. 1, lett. b)
D.lgs. 24/2023);
- Violazioni del diritto dell’UE;
- Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
- Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle
merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
- Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione
Europea;
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- Atti od omissioni che violano il Codice Etico o altre norme aziendali;
- Atti o comportamenti suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale a Schweitzer;
- Atti o comportamenti suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine di Schweitzer;
- Atti o comportamenti suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti di
Schweitzer, clienti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
- Atti o comportamenti pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la
loro attività presso Schweitzer.
Le seguenti aree sono escluse dall'ambito delle segnalazioni (cfr. art. 1 D.lgs. 24/2023):
- Contestazioni, rivendicazioni o richieste relative a un interesse personale del segnalante;
- Segnalazioni di violazioni nel settore della sicurezza nazionale e degli appalti pubblici in
relazione alla difesa o alla sicurezza nazionale - a questi settori si applicano disposizioni
speciali.
Le informazioni sui reati da segnalare e notificare non devono in alcun caso comprendere:
- Informazioni chiaramente infondate;
- Informazioni già ampiamente pubblicizzate;
- Informazioni ottenute solo sulla base di indiscrezioni o voci inaffidabili.
Per l'elenco completo si rimanda alla D.lgs. 24/2023.
4. La procedura di segnalazione e i canali disponibili
Schweitzer ha incaricato l’associazione professionale LegalLab (www.legallab.it) affinché in
conformità alla normativa vigente gestisca le segnalazioni per conto della Società.
Le violazioni della legislazione nazionale devono essere segnalate attraverso i canali interni
disponibili. Se i presupposti sono soddisfatti, si possono utilizzare in alternativa i canali
esterni. Le violazioni del diritto dell'UE possono essere segnalate tramite canali interni ed
esterni, attraverso la divulgazione pubblica e il whistleblowing.
4.1 Canali interni
In conformità alle disposizioni del Decreto Legislativo n. 24/2023, Schweitzer ha predisposto dei
canali interni attraverso i quali effettuare le segnalazioni in forma ordinaria o anonima. Ai sensi
dell'articolo 5, comma 1, lettera e), del Decreto Legislativo n. 24/2023, si forniscono chiare
informazioni sul processo, le procedure e i requisiti per le segnalazioni interne ed esterne.
Al fine di garantire un'adeguata visibilità nei luoghi di lavoro e l'accessibilità alle persone
che, pur non trovandosi in questi luoghi, hanno un rapporto giuridico con l'azienda, la presente
procedura è pubblicata sul sito web dell'azienda.
Agli utenti di questi canali viene garantito il trattamento confidenziale di qualsiasi informazione
relativa alla loro identità o al contenuto della segnalazione. In ogni caso, i segnalanti
riceveranno una conferma di ricezione della loro segnalazione entro 7 giorni dall'invio.
Le segnalazioni presentati devono contenere le seguenti informazioni:
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- dati anagrafici del segnalante (nel caso di una segnalazione ordinaria);
- la descrizione chiara e completa dei fatti riportati;
- le circostanze temporali e locali in cui il reato è stato commesso;
- le informazioni o le circostanze che consentono di identificare la persona o le persone che
hanno commesso il reato segnalato;
- l'indicazione di eventuali altre persone in possesso di informazioni rilevanti sui fatti
segnalati;
- l'indicazione e l'allegazione di documenti che confermino l'esattezza dei fatti o delle
circostanze riportate;
- qualsiasi altra informazione che possa fornire indicazioni utili sull'esistenza e l'accuratezza
dei fatti o delle circostanze riportate.
A) Segnalazione scritta da inviare in busta chiusa
I rapporti possono essere inviati in forma cartacea in busta chiusa al gestore delle segnalazioni
LegalLab (www.legallab.it). La busta deve recare la dicitura "NON APRIRE - Riservato" ed essere
inviata al seguente indirizzo: LegalLab, Via Museo 31, 39100 Bolzano (BZ). Il segnalante deve
allegare i dati di contatto per ricevere un riscontro e ulteriori informazioni.
Il segnalante riceverà un riscontro entro 3 mesi dopo un periodo di 7 giorni dall'invio della
segnalazione, prorogabile fino a un massimo di 6 mesi in caso di attività investigative complesse.
Il gestore delle segnalazioni informa il notificante dell'esito finale.
B) Segnalazione tramite incontro personale
Se lo desidera, il segnalante può organizzare un incontro personale con il gestore della
segnalazione. Per organizzare tale incontro, è possibile contattare il seguente numero di telefono:
+39 0471 324932. Il gestore della segnalazione controlla scrupolosamente le segnalazioni e fornisce
un riscontro entro 3 mesi a partire da 7 giorni dalla segnalazione (prorogabile fino a un massimo
di 6 mesi in caso di elevata complessità). Il gestore della segnalazione informa il segnalante del
risultato finale.
4.2 Canali esterni
In determinate circostanze, i whistleblowers possono anche utilizzare un canale esterno per
effettuare le segnalazioni. Deve essere soddisfatta una delle seguenti condizioni:
- I canali interni prescritti non sono attivi o non è garantita la gestione riservata
dell'identità del whistleblower;
- Il segnalante ha già fatto una segnalazione attraverso i canali interni dell'azienda, che non
è stata trattata correttamente;
- Il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che una segnalazione attraverso i canali
interni non avrebbe un seguito adeguato e che vi sarebbe il rischio di ritorsioni;
- Il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che il reato possa rappresentare una minaccia
immediata o evidente per l'interesse pubblico (ad es. sicurezza pubblica, salute pubblica, tutela
dell'ambiente).
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In questi casi, la relativa segnalazione può essere effettuata sul sito istituzionale dell'ANAC
alla voce "Whistleblowing": https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Se si utilizza il canale esterno per una segnalazione, questa sarà esaminata dall'ANAC, che fornirà
al whistleblower anche un riscontro sull'esame iniziale e sull'esito finale dell'indagine (cfr.
Sezione III del D.lgs. n. 24/2023).
4.3 Divulgazione
Il whistleblower che pubblica informazioni su irregolarità e violazioni della legge è protetto da
sanzioni e conseguenze legali dalle disposizioni del D.lgs. 24/2023 se sono soddisfatte le seguenti
condizioni:
- il segnalante ha precedentemente presentato un rapporto interno ed esterno o ha presentato
direttamente un rapporto esterno senza ricevere il riscontro sulle misure previste o adottate;
- il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che il reato possa rappresentare un pericolo
immediato o evidente per l'interesse pubblico;
- il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione esterna sia a rischio di
ritorsione o non possa essere efficacemente perseguita a causa di circostanze particolari. Si
pensi, ad esempio, alla possibilità di occultamento o distruzione delle prove o al fondato timore
che il destinatario della segnalazione collabori o sia coinvolto nell'autore del reato.
4.4 Denuncia
Il D.lgs. n. 24/2023 prevede anche la possibilità per i whistleblower di rivolgersi alle autorità
giudiziarie e contabili nazionali competenti per presentare un reclamo formale in merito a
comportamenti illeciti di cui sia venuto a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro.
Anche in questo caso, si applicano le stesse regole sulla riservatezza delle informazioni
sull'identità del whistleblower e sul contenuto delle segnalazioni, che devono essere rispettate
dalle autorità competenti.
4.5 Verifica della segnalazione
Il gestore della segnalazione è gestore della gestione e della verifica dell'accuratezza dei fatti
presentati nel rapporto. Il gestore della segnalazione rispetta i principi di imparzialità e
riservatezza. Il gestore adotta tutte le misure ritenute opportune per garantire che i fatti
segnalati siano esaminati attentamente. Ciò include un colloquio personale con l'autore della
segnalazione e con qualsiasi altra persona che possa fornire informazioni rilevanti sugli incidenti
segnalati. Questo approccio globale garantisce che il processo di revisione sia trasparente, equo e
completo.
Se i controlli del gestore della segnalazione mostrano che la segnalazione presentata è
giustificata, possono essere adottate le seguenti misure:
- l'esito dell'indagine da parte del gestore delle segnalazioni sarà comunicato al dirigente
responsabile dell'azienda in modo che possano essere prese le misure del caso;
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- il dipartimento interessato è invitato ad adottare misure aggiuntive per proteggere
adeguatamente l'azienda e prevenire le irregolarità o le illegalità segnalate;
- è possibile presentare una denuncia all'autorità giudiziaria competente per conformarsi al
quadro giuridico e, se necessario, avviare un procedimento penale.
5. Protezione e responsabilità del segnalante
Ai soggetti di cui al punto 1 si applicano le disposizioni di tutela per i whistleblowers di cui
all'art. 3 del D.lgs. n. 24/2023. Essi devono essere convinti della veridicità della segnalazione
al momento della stessa ed effettuare la segnalazione secondo le modalità descritte nel presente
documento e previste dal D.lgs. 24/2023.
L'identità del segnalante e tutte le informazioni che possono portare direttamente o indirettamente
a tale identità non possono essere divulgate senza l'esplicito consenso del segnalante. Tale
riservatezza si estende anche alle persone coinvolte citate dal segnalante, nonché a eventuali
intermediari o altre persone citate nella segnalazione.
Se, al momento della comunicazione o della diffusione, vi sono motivi legittimi per ritenere che la
comunicazione o la diffusione delle informazioni in questione sia necessaria per l'accertamento del
reato, il segnalante, ai sensi dell'articolo 3 del D.lgs. n. 24/2023, è esente da pena anche nei
seguenti casi:
- se vengono divulgate o diffuse informazioni su violazioni che rientrano nell'obbligo di
riservatezza o che riguardano la tutela dei diritti d'autore o la protezione dei dati personali;
- se vengono divulgate o diffuse informazioni su reati che danneggiano la reputazione della
persona interessata o segnalata.
Nei casi suddetti, è esclusa qualsiasi responsabilità civile o amministrativa.
Ciò non si applica a comportamenti, azioni o omissioni che non siano correlati a segnalazioni,
notifiche alle autorità, pubblicazione della violazione o che non siano assolutamente necessari per
scoprire la violazione.
6. Trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati personali in relazione alle segnalazioni viene effettuato da Schweitzer in
qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi e delle normative europee e
nazionali in materia di protezione dei dati personali. Le segnalazioni ricevute, le informazioni e
le comunicazioni tra il segnalante e il gestore della segnalazione sono documentate e conservate in
conformità alle norme vigenti in materia di protezione dei dati e alle garanzie legali per la
riservatezza di tali informazioni. Le segnalazioni ricevute contengono dati personali e possono
essere elaborate e conservate solo per il tempo necessario alla loro elaborazione. Questo periodo
comprende l'analisi, le ulteriori indagini, la comunicazione dei risultati e la possibilità di
eventuali commenti aggiuntivi.
In nessun caso i rapporti saranno conservati per più di 5 anni dopo che il segnalante è stato
informato dei risultati dei test effettuati. Per quanto riguarda l'accesso ai dati personali,
questi sono noti solo al segnalante e, se definito in uno specifico atto organizzativo, ai
dipendenti coinvolti nell'elaborazione
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del rapporto. Nell'ambito dell'esame della segnalazione, il gestore della segnalazione può
condividere informazioni anonime relative ad attività e fatti specifici per dare seguito e
verificare la segnalazione
presentata.
Inoltre, i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR 2016/679 potranno essere esercitati nei
limiti di cui
all'art. 2 del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
(dd. 15/12/2023)